Zelfs dit laatste dook in het verleden ook sporadisch op voor vaststelling van andere dan voertuigschade door wegverkeer. Meestal onder impuls van verbaliserende overheden die er zelf de schadelijder en de vastgestelde schade op invulden. Vervolgens lieten ze het ondertekenen door de schadeverwekker. Na scheiding der exemplaren ontvingen schadeverwekker en schadelijder elk een exemplaar. Meestal gebeurde zulks i.v.m. wegeninfrastructuur in het algemeen. Er is wel een opmerkelijk verschil met het formulier minnelijke vaststelling waarover het hier gaat. In vele wegvoertuigen is/was nl. een papieren Europees aanrijdingformulier aanwezig. Wat kabels en leidingen betreft daarentegen beschikt normaliter enkel de schadelijder over een daarvoor ontworpen papieren formulier minnelijke vaststelling.
Een formulier minnelijke vaststelling als hierboven kon/kan nuttig zijn voor tegensprekelijke vaststelling tussen partijen van schade aan nutsvoorzieningen. Het werd/wordt echter ook gebruikt door schadelijders voor éénzijdige vaststellingen van allerhande gegevens i.v.m. schadegevallen. Bv. als de schadeverwekker (nog) onbekend is, niet (meer) aanwezig is, (nog) niet wenst te ondertekenen, enz. De afgevaardigde van de schadelijder kan dan een formulier geheel of gedeeltelijk invullen en het vervolgens al dan niet ondertekenen. Het omgekeerde kwam/komt echter ook voor. Als bv. dergelijk (soms maar gedeeltelijk) ingevuld formulier aan een mogelijke schadeverwekker is voorgelegd/overhandigd. Deze kan dan vervolgens, al dan niet na aanpassing(en) en/of aanvulling(en), (alléén) ondertekenen.
Als in dergelijke situaties dus slechts één afgevaardigde ondertekent, gaat het om een ingevuld en slechts éénzijdig ondertekend formulier. Desondanks kan dergelijk formulier in het verder verloop van het dossier volkomen onverwachte en ook verstrekkende gevolgen hebben. Helemaal te gek is het als alle exemplaren van een éénzijdig ondertekend formulier allemaal door de niet-ondertekenende partij zijn meegenomen. Klinkt absurd, maar blijkt in praktijk voor te komen met alle nefaste gevolgen van dien. Voorzichtigheid m.b.t. het gebruik was/is dan ook sowieso in alle omstandigheden aangewezen ook rekening houdend met hetgeen hierna nog volgt

Het invullen ervan dient dan ook met de nodige zorg te gebeuren. Wederzijdse ondertekening kan in principe alléén als de ondertekenaars het eens zijn omtrent hetgeen is ingevuld en/of niet is ingevuld. Desgevallend kunnen partijen ter zake beroep doen op een bemiddelaar die op afstand en/of te velde kan tussenkomen.
Niet zelden is er bij (vermoedelijke) schade aan leidingen en kabels bij één, twéé of zelfs bij meerdere partijen (gegronde) twijfel omtrent de vraag door wie die (vermoedelijke) schade is toegebracht. Dan is ondertekening niet aangewezen door de partij(en) die weliswaar verdacht is/zijn die (vermoedelijke) schade te hebben toegebracht, maar die zelf i.d.v. (gegronde) twijfel heeft/hebben, maar desondanks door de (vermoedelijke) schadelijder wordt/worden uitgenodigd om toch zo een vaststelling te ondertekenen.
Als onmiddellijk diepgaander onderzoek onmogelijk is of geen soelaas brengt, is proces-verbaal door een bevoegde instantie meer aangewezen. Opmaak en ondertekening door 2 of meer partijen van een formulier minnelijke vaststelling betekent immers dat daarop niet alléén de (vermoedelijke) schade zelf maar ook de veroorzaker(s) ervan de facto zullen zijn vermeld en door ondertekening ervan als feiten zullen komen vast te staan tot bewijs van het tegendeel, hetgeen na verloop van (soms zéér weinig) tijd al quasi niet meer mogelijk is.
De term ‘vermoedelijke‘ is in deze context overigens niet denkbeeldig. Om allerlei reeds lang bestaande redenen, maar ook door de introductie van allerlei nieuwe bouwtechnieken in de loop der decennia, is soms niet mogelijk om vermoedelijke schade zomaar onmiddellijk en met zekerheid vast te stellen of uit te sluiten. Vergissingen ter zake hebben aangetoond dat voorzichtigheid van alle partijen steeds nodig is.

• Een voorafgaande opmerking betreft het gebruik van dergelijke minnelijke vaststelling op zich. Hoewel opgenomen in meerdere (maar niet alle) sectorovereenkomsten is het gebruik en vooral het ondertekenen van dergelijke formulier niet verplicht. Niemand kan immers worden verplicht iets te ondertekenen waarmee hij niet akkoord is.
• Alléén volledig en correct ingevulde formulieren zijn te ondertekenen en wel door betrokken partijen gevolgd door onmiddellijke scheiding van de exemplaren en overhandiging van één exemplaar aan elk van de ondertekenende partijen. Dit zou de kortste weg moeten zijn naar een correcte (minnelijke) regeling.
• Bij elke handtekening volledige naam, functie en partij van de ondertekenaar vermelden, zodat die ondertekenaars achteraf nog éénduidig identificeerbaar zijn. Zuks is nu immers helaas lang niet altijd het geval en vaak aanleiding tot betwistingen die vermijdbaar zijn. Stringentere regels i.v.m. identificatie van ondertekenaars zijn dan ook aangewezen bij ontwerp van een nieuw formulier. Er kan opnieuw verwezen naar het Europees aanrijdingsformulier waarvan elders reeds sprake. Aan de hand daarvan zouden de bestuurders éénduidig identificeerbaar moeten zijn. Zo nodig kunnen ontwerpers van een nieuw formulier zich ter zake uiteraard (bijkomend) juridisch laten adviseren.
• Een ondertekenaar ondertekent alléén namens de partij waartoe hij/zij zélf effectief behoort. Indien niet, stelt de partij waartoe hij/zij behoort, zich uitdrukkelijk en volledig in de plaats van de partij namens dewelke hij/zij tekent. Bv. een aannemer ondertekent niet namens een hoofdaannemer, een onderaannemer, een firma waarvan een werktuig met bediening is gehuurd, enz. evenmin als dat zulks omgekeerd gebeurt, tenzij de partij van de ondertekenaar zich dus volledig in de plaats stelt van die andere partij waarvoor wordt getekend en zulks ook uitdrukkelijk wordt vermeld. Alle andere toestanden geven niet zelden aanleiding tot onnodige misverstanden, betwistingen, enz. Het sectorformulier versie 02.10 hierboven trachtte daaraan reeds ietwat tegemoet te komen, doch volstrekt onvoldoende. Zo is bv. de ondertekenaar beneden rechts omschreven als ‘Optredend voor de tegenpartij‘ (d.i. tegenpartij van de schadelijder), hetgeen echter enkel kan als die ondertekenaar ook effectief behoort tot die tegenpartij of zijn eigen organisatie volledig in de plaats treedt van die tegenpartij.
• In welomschreven omstandigheden kan het aangewezen zijn dat dergelijke minnelijke vaststelling benevens door de schadelijder door meerdere andere partijen (waaronder bv. ook de schadeverwekker) is ondertekend met ook omschrijving van de reden(en) en de relatie(s) tussen die partijen.
• Binnen elke organisatie zijn daarom best personen aangeduid die gemachtigd zijn om dergelijke minnelijke vaststelling te ondertekenen en alléén namens de organisatie waartoe ze behoren.
• Er kan enkel ingevuld wat door partijen effectief is vastgesteld en/of waarover ze het volkomen eens zijn. Bv. partijen kunnen de diepte van een getroffen leiding mogelijk wel vaststellen. Toch zijn ze het daarom niet noodzakelijk eens omtrent oorspronkelijke diepte voor de werken (punten 9 formulieren behorend bij sectorovereenkomsten). In dat geval dient de zienswijze van elke partij afzonderlijk vermeld en/of dient een niet betrokken derde tussen te komen.
  Hier een voorbeeld met ondertekende minnelijke vaststelling, dat zéér pijnlijk had kunnen aflopen.

• Op het formulier versie 02.2010 wordt gevraagd of de plans ter plaatse zijn, welk het plannummer is en de referte van planaflevering. Die vraagstelling dateert voor wat het Vlaamse Gewest betreft, uit het tijdperk dat in dat gewest KLB’s hun plans nog elk afzonderlijk in papieren of in een of andere digitale vorm, rechtstreeks overmaakten aan de aanvrager, digitale vorm die deze laatste dan zelf desgewenst kon afdrukken. Vanaf 2016 echter, d.i. na de uitrol in het Vlaamse Gewest van KLIP Digitaal, moeten KLB’s daar hun info in een opgelegde digitale vorm overmaken aan het KLIP dat dan van alle ontvangen info één digitaal plannenpakket samenstelt en dat vervolgens ter beschikking stelt van de aanvrager. Aangezien het niet de bedoeling is, wel integendeel, dat genoemd pakket door de aanvrager wordt afgedrukt (tenzij gedeeltelijk en voor specifieke redenen), is dat pakket niet in materiële versie op de werf aanwezig. Het pakket is op diverse elektronische apparaten raadpleegbaar. Die apparaten zijn echter niet noodzakelijk (nog) op de werf aanwezig op het ogenblik van de opmaak van een minnelijke vaststelling. Zulks kan echter wel aanleiding geven tot foutieve invulling van een minnelijke vaststelling, nl. géén plans aanwezig wat dan weer quasi automatisch betekent dat de aansprakelijkheidskwestie van de zaak quasi onmiddellijk maar niet noodzakelijk correct is beslecht. Sinds de invoering van KLIP Digitaal kunnen wat betreft het gebruik van het digitale plannenpakket door de aanvrager andere paden worden bewandeld, waarop hier echter niet verder wordt ingegaan vanwege de techniciteit.
  Een aangepast formulier minnelijke vaststelling dringt zich dan ook op wat die aangelegenheid betreft, alvast voor wat het Vlaamse Gewest betreft en dit 8 jaar na invoering van KLIP Digitaal daar.
• Het formulier minnelijke vaststelling versie 02.2010 vraagt ook naar de uitvoering van peilingen of sonderingen d.m.v. dwarssleuven. Zulks is echter enerzijds niet altijd mogelijk en anderzijds ook niet noodzakelijk uit te voeren d.m.v. dwarssleuven. Langssleuven zijn soms zelfs te verkiezen boven dwarssleuven. Géén van beide laten naderhand echter noodzakelijkerwijze sporen na. Toch wordt uit het ontbreken van dergelijke sporen quasi altijd de conclusie getrokken dat er géén peilingen werden uitgevoerd en ook zulks kan wederom aanleiding geven tot foutieve invulling van de minnelijke vaststelling, nl. géén sondering uitgevoerd wat ook wederom quasi automatisch betekent dat de zaak onmiddellijk maar niet noodzakelijk correct is beslecht.
  Bij werken van enige omvang zijn er bv. ter voorbereiding doorgaans lange tijd op voorhand peilingen uitgevoerd, gedocumenteerd en op voorbereidende vergaderingen aan de verschillende spelers, waaronder ook de KLB’s, voorgelegd en ter beschikking gesteld ter bespreking van eventuele aanpassingen aan de werken zelf en/of liggingen van leidingen en kabels. Tijdens de eigenlijke uitvoering van de werken kunnen de sporen van die peilingen echter alweer zijn verdwenen. Als echter een minnelijke vaststelling dient ingevuld, wordt zelden de informatie van de werkvoorbereiding geraadpleegd, laat staan meegenomen en wordt alléén gesteund op wat er dan nog zichtbaar is op het terrein, hetgeen niet noodzakelijk met de werkelijkheid overeenkomt.
  Zoals hiervoor al gemeld kan peilen of sonderen inderdaad ook niet altijd en de mogelijke redenen daarvoor zijn talrijk en divers. Een praktisch en onaanvechtbaar voorbeeld i.d.v. is een zog. gestuurde boring onder een waterweg, waarnaar op een conventionele manier, d.i. door manuele sonderingen in de bodem van de waterweg, onmogelijk te peilen is. De informatie die de beheerders van de waterweg en de boring i.v.m. de boring ter beschikking zou moeten stellen van de uitvoerder der werken, betreft correcte boorprofielen zoals tijdens de plaatsing van die boring zouden moeten zijn opgenomen. Helaas, dergelijke correcte profielen zijn niet altijd ter beschikking. Zulks blijkt echter meestal pas als het bij de uitvoering van latere werken onder de bodem van de waterweg fout gaat en blijkt dat de verstrekte info ter zake foutief is. Toch gebeurt het dat in dergelijke gevallen een minnelijke vaststelling is opgemaakt met daarop zonder meer de melding dat er geen sondering is uitgevoerd en dat zulks nadien aanleiding geeft dat veroordeling van de schadeverwekker zonder dat er ook maar ergens nog melding is gemaakt van het feit dat de uitvoering van sonderingen in die omstandigheden gewoon onmogelijk is.
• Gelet op het voorgaande dient hier dan ook te worden aangedrongen op aanpassingen van formulieren minnelijke vaststelling in de diverse sectorconventies ettelijke decennia nadat bv. de gestuurde boring haar intrede deed in de sector van kabels en leidingen op het Europese vasteland en meer dan 7 jaar na de invoering van KLIP Digitaal in het Vlaamse Gewest, tenzij wordt verkozen om daarmee alsnog te wachten tot eventueel de 2 andere gewesten het Vlaamse model overnemen, hoewel daaromtrent tot hiertoe wel een mogelijkheid maar nog geen vollledige zekerheid bestaat en hoe dan ook nog ettelijke jaren zullen verstrijken vooraleer het effectief zover is.
• Het is bij invullen van dergelijke vaststelling niet verboden om buiten de lijntjes te kleuren. Hoewel de heden ten dage gangbare formulieren meestal toelaten om de werkelijkheid nauwkeuriger te beschrijven dan vroegere formulieren, kunnen er zich toch steeds toestanden voordoen welke nadere omschrijvingen t.t.z. aanpassingen à la carte, vereisen en waaromtrent dus dient afgeweken van de voorgedrukte teksten. In de praktijk blijken nadere omschrijvingen echter al te vaak te ontbreken.
• ……

De invoering van digitale formulieren stond in de sterren geschreven. De vraag is evenwel of dit leidt tot een verbetering van de afhandeling van schadegevallen voor de betrokken partijen. Een gehoord argument pro is dat de administratieve rompslomp wordt beperkt. Op het eerste zicht lijkt dat misschien wel zo. Het zal evenwel nog moeten blijken dat zulks op termijn en alles in aanmerking genomen, ook effectief het geval is. Een belangrijker argument lijkt een correctere regeling van zaken hetgeen allicht ook zal betekenen sneller en efficiënter. Ook hier is echter de vraag of dat ook effectief zo is. Voor zover bekend is er in géén enkele sectorovereenkomst een addendum toegevoegd waarin zelfs maar alléén de loutere komst van een digitaal formulier minnelijke vaststelling wordt gemeld. Opmerkelijk i.d.v. is dat voor de invoering van dergelijk digitaal formulier naar verluidt ook géén enkel protocol is afgesproken in welke sector dan ook, of in elk geval daaromtrent géén enkele communicatie werd gedaan. Het voornemen tot invoering van die procedure werd blijkbaar zelfs in het geheel niet gecommuniceerd en dus blijkbaar éénzijdig doorgevoerd. Zij die daartoe hebben besloten hadden echter mogelijk niet in de gaten (of juist wél) dat de dynamiek van het gezamelijk en tegensprekelijk invullen en het vervolgens ook ondertekenen van dergelijk formulier om aldus tot een minnelijke vaststelling te komen, door het gebruik van digitale formulieren op bv. een tablet, compleet zou veranderen.

Dat lijkt op het eerste zicht misschien eigenaardig, maar is het helemaal niet. Of ziet men een vertegenwoordiger van de schadeverwekkende partij het toestel van de KLB waarop het gebeurt, overnemen van de afgevaardigde van die KLB om vervolgens met dat toestel aan de slag te gaan en manipulaties uit te voeren op dat digitale formulier. In de praktijk zal dat er dan ook allicht op neerkomen dat het formulier volledig door de KLB zal worden ingevuld en vervolgens ter ondertekening zal worden aangeboden, te nemen of te laten! Dat ondertekenen op zich kan trouwens ook problematisch zijn. Denk bv. aan de ‘klucht‘ bij digitale ondertekening bij pakjesbezorging. Weinig waarschijnlijk is tot slot ook dat de vertegenwoordiger van de KLB in de gegeven omstandigheden meteen na ondertekening, een materieel exemplaar ter beschikking zal (kunnen) stellen van de andere ondertekenaar, terwijl zulks nochtans een absolute voorwaarde is.

In het kader van een sectorconventie ging in eerste instantie die ‘onderzoeker‘ aan de slag. Hij besloot dat de uitbater de schade niet had toegebracht, maar een derde die daar werken voor de site-uitbater uitvoerde. Blijkbaar zonder voorbehoud en ondanks de ondertekende minnelijke vaststelling, ging de lijnbeheerder daarin mee. Deze stelde vervolgens die derde ter zake schriftelijk formeel in gebreke. Zulks liet veronderstellen dat de onderzoeker zéér ernstige elementen had vastgesteld. Elementen om de inhoud der minnelijke vaststelling minimaal te betwisten m.b.t. de identiteit van de schadeverwekker.
Genoemde derde van zijn kant wees echter elke betrokkenheid af wegens in het geheel niet van de zaak op de hoogte. Vervolgens kwam het dossier onze kant op.

Eigen voorbereidend onderzoek leek in eerste instantie o.a. dit laatste te bevestigen, zonder dat i.d.v. evenwel harde bewijzen waren gevonden. Van zijn kant bleek de lijnbeheerder louter en alléén op aangeven van genoemd onderzoeker bij de derde te zijn terechtgekomen. Een welles-nietesspelletje dreigde.
Na grondige doorlichting van de derdes modus operandi kon in tweede instantie alsnog de hand worden gelegd op het harde bewijs dat die derde in het bewuste tijdsvenster niet op die site aanwezig was geweest, laat staan op die site én in dat tijdsvenster werken zou hebben uitgevoerd en schade zou hebben toegebracht.

De vraag drong zich dan ook op met welke elementen site-uitbater en lijnbeheerder die derde in de zaak hadden menen te kunnen betrekken. In tegenstelling tot hetgeen mocht worden aangenomen, bleek dat er i.d.v. zelfs nog géén enkel onderzoek was uitgevoerd, integendeel. De site-uitbater bleek aan genoemd onderzoeker enkel te hebben gemeld dat ook de derde op de site werken had uitgevoerd, hetgeen voor die onderzoeker, zonder enig onderzoek, blijkbaar had volstaan om de lijnbeheerder meteen en zonder meer naar die derde te verwijzen, verwijzing waarop die lijnbeheerder ook zonder meer bleek te zijn ingegaan door die derde vervolgens meteen formeel en zonder enig voorbehoud, schriftelijk in gebreke te stellen.
In een eerste poging om de meubelen toch nog te redden begon de site-uitbater, nog tijdens de vergadering, in zijn archieven alsnog een onderzoek naar de aanwezigheid van de derde op de site. Daaruit kwam, niet onverwacht, bevestiging van hetgeen tijdens ons voorbereidend onderzoek onomstotelijk was komen vast te staan, nl. dat die derde inderdaad niet op de site aanwezig was geweest in het tijdsvenster.

Zo trachtte die onderzoeker o.a. het tijdsvenster te vergroten of zelfs helemaal af te voeren, in eerste instantie voorhoudend dat het keuringsorganisme in het kader van zijn opdracht schade als de huidige, niet moest rapporteren hetgeen evenwel flagrant in strijd was met de ter zake geldende regels, en door in tweede instantie zelfs de integriteit van het organisme de facto in diskrediet te brengen door de kwaliteit van zijn vaststellingen in vraag te stellen.
Aangezien een reactie van de lijnbeheerder ogenschijnlijk uitbleef heeft ons kantoor uiteindelijk zelf gereageerd.
Finaal heeft géén enkele instantie naderhand nog enige officiële reactie gestuurd en is ons dossier, na verjaring, zonder verder gevolg afgesloten. Informeel was echter nog vernomen dat de zaak uiteindelijk bij de site-uitbater is gebleven op basis van de door hem ondertekende minnelijke vaststelling die dus inderdaad géén vodje papier bleek te zijn geweest.